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Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

Der elektronische Kontoauszug gewinnt als Alternative zum Papier-Kontoauszug
immer stärker an Bedeutung. Sie werden zunehmend in digitaler Form von
den Banken an ihre Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen
in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise
auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische
Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen
zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.

Steuerpflichtige müssen dafür im Rahmen interner Kontrollsysteme
den elektronischen Kontoauszug bei Eingang

  • auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts)
    überprüfen und
  • diese Prüfung dokumentieren und protokollieren.

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind
auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks
genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten!

Angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung werden von der Finanzverwaltung
keine technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung festgelegt. Die zum
Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der Abgabenordnung
und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung insbesondere
in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch
elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.
Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen
Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und bei einer Außenprüfung
zur Verfügung zu stellen.

Auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach Einnahmen-Überschuss-Rechnung
(§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind die vorgenannten Grundsätze anzuwenden.

Für Steuerpflichtige im Privatkundenbereich – also ohne Buchführungs-
und Aufzeichnungspflichten – besteht keine Aufbewahrungspflicht. Als Zahlungsnachweise
im Rahmen von Steuererklärungen werden demnach anstelle von konventionellen
Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anerkannt.