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Zugriff der Betriebsprüfer auf Kassendaten eines Einzelunternehmens

Einzelhändler sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer
Buchführung verpflichtet, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle
einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze
einzeln aufzuzeichnen. Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte
Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft
speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die
Finanzverwaltung kann dann im Rahmen einer Außenprüfung auf die Kasseneinzeldaten
zugreifen. Das entschied der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 16.12.2014.

Im entschiedenen Fall verwendete eine buchführungspflichtige Apothekerin
ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem
mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen wurden über
modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet
und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich
einer Außenprüfung verweigerte die Steuerpflichtige der Finanzbehörde
den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei
nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Das beurteilte der BFH anders. Nach der Entscheidung ist die Steuerpflichtige
zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet und
muss die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form
überlassen. Die Buchführung muss stets einen zuverlässigen Einblick
in den Ablauf aller Geschäfte geben. Deshalb ist es nach den Grundsätzen
ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass verdichtete Buchungen
in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Dies gilt auch für
Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar
sind. Entscheidet er sich für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge
einzeln und detailliert aufzeichnet sowie speichert, kann er sich nicht auf
die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und hat die Aufzeichnungen
auch aufzubewahren.

Anmerkung: Damit räumt der BFH der Finanzbehörde im Rahmen
einer Außenprüfung auch das Recht ein, die mithilfe des Datenverarbeitungssystems
(PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger
zur Prüfung anzufordern.